კომპანიების უმეტესობას უკვე აქვს პროგრამა ბუღალტერიისთვის, გაყიდვებისთვის, მარაგებისთვის, შესყიდვებისა და HR-ისთვის. პრობლემა მაშინ იწყება, როცა თითოეული დეპარტამენტი საკუთარ სისტემაში მუშაობს, მონაცემების საკუთარ ვერსიას ინახავს და სამუშაოს შემდეგ გუნდს ელფოსტით ან Excel ფაილით გადასცემს.
ამიტომ ERP-ის ბიზნეს სარგებლის განხილვა ფუნქციების ჩამონათვალით არ უნდა დაიწყოს. პირველი კითხვა უფრო მარტივია: რამდენ დროსა და კონტროლს ვკარგავთ, რადგან ერთი ბიზნეს პროცესი რამდენიმე დეპარტამენტსა და სისტემაზეა გაყოფილი?
პრობლემა პროგრამების ნაკლებობა არ არის
გაყიდვების გუნდს შეიძლება ჰქონდეს CRM, საწყობს მარაგების პროგრამა, ფინანსებს საბუღალტრო სისტემა, ხოლო შესყიდვებს მომწოდებლების Excel ფაილები. თითოეული ინსტრუმენტი ცალ-ცალკე მუშაობს, მაგრამ კომპანია მაინც იხდის მათ შორის არსებული წყვეტების ფასს.
დადასტურებული შეკვეთა შეიძლება სხვა სისტემაში ხელით გადაიტანონ. მარაგი ტელეფონით გადაამოწმონ. შესყიდვის მოთხოვნა დაგვიანებით შეიქმნას. ფინანსურმა გუნდმა კი საბოლოო დოკუმენტი მიიღოს იმ ოპერაციული ისტორიის გარეშე, რომელმაც ეს დოკუმენტი შექმნა.
ეს დანაკარგი იშვიათად ჩანს ერთ დიდ ხარჯად. ის ყოველთვიურად ასობით მცირე შეფერხების, განმეორებითი შემოწმების, შესწორებისა და დაგვიანებული დამტკიცების სახით გროვდება.
რა იცვლება, როცა დეპარტამენტები ერთ სისტემაში მუშაობენ
გაყიდვები და საწყობი ერთ შეკვეთას ხედავენ
გაყიდვების გუნდი მარაგსა და შესრულების სტატუსს საწყობთან ცალკე დაკავშირების გარეშე ამოწმებს.
შესყიდვები რეალურ მოთხოვნას ეყრდნობა
მარაგის შევსება იყენებს დადასტურებულ გაყიდვებს, მიმდინარე ნაშთებსა და ღია შესყიდვებს, ნაცვლად ხელით გაერთიანებული ფაილებისა.
ფინანსები ოპერაციის სრულ ისტორიას იღებს
ინვოისი, მიღება, მიწოდება, შესყიდვის ორდერი და დამტკიცება ერთმანეთთან დაკავშირებული რჩება.
მენეჯმენტი გამონაკლისებს ხედავს და არა მხოლოდ სტატუსებს ითხოვს
დაგვიანება, დეფიციტი, გამოტოვებული დამტკიცება და ვადაგადაცილებული მოქმედება სამუშაო პროცესშივე ჩანს.
კლიენტის შეკვეთა თითოეულმა დეპარტამენტმა თავიდან არ უნდა ააწყოს
გაყიდვები ადასტურებს შეკვეთას
კლიენტი, ფასი, მიწოდებისა და გადახდის პირობები ერთხელ იწერება.
საწყობი და შესყიდვები რეაგირებენ
ხელმისაწვდომობა, რეზერვი და შევსება იმავე შეკვეთის მონაცემებს იყენებს.
საწყობი ასრულებს მიწოდებას
მიწოდების სტატუსი იმავე ოპერაციას აახლებს, რომელსაც გაყიდვები და ფინანსები ხედავენ.
ფინანსები ასრულებს ციკლს
ინვოისი და გადახდა შეთანხმებულ გაყიდვისა და მიწოდების ჩანაწერებს მიჰყვება.
ერთი სისტემა ყველასთვის ერთსა და იმავე ეკრანს არ ნიშნავს
ხშირად ფიქრობენ, რომ ერთი ERP ყველა დეპარტამენტს ერთნაირ ინტერფეისსა და სამუშაო წესს აიძულებს. ეს არ არის მიზანი. გაყიდვებს, საწყობს, ფინანსებსა და მენეჯმენტს საკუთარი როლისთვის საჭირო ხედები და უფლებები უნდა ჰქონდეს.
საერთო არის ბიზნეს ჩანაწერი. შეკვეთა, პროდუქტი, კლიენტი, მომწოდებელი ან გადახდა არ უნდა გადაიქცეს საკუთარ განსხვავებულ ვერსიად ყოველ ჯერზე, როცა ერთი დეპარტამენტიდან მეორეში გადადის.
როგორ დავამტკიცოთ სარგებელი სრულ დანერგვამდე
აირჩიეთ ერთი პროცესი, რომელიც რამდენიმე დეპარტამენტს გადის
დაიწყეთ შეკვეთიდან გადახდამდე, შესყიდვიდან ანგარიშსწორებამდე, მარაგის შევსებით ან სხვა მსგავსი პროცესით.
გაზომეთ არსებული მდგომარეობა
დათვალეთ პროცესის დრო, ხელით შეყვანილი ჩანაწერები, შესწორებები, დამტკიცების დაგვიანება და ჩართული სისტემები.
დაგეგმეთ ერთი საერთო ოპერაცია
განსაზღვრეთ, ვინ ქმნის ჩანაწერს, ვინ ამტკიცებს, რომელი მონაცემი გამოიყენება ხელახლა და სად არის საჭირო ადამიანის შემოწმება.
გამოსცადეთ პროცესი რეალურ მომხმარებლებთან
მცირე პილოტი გუნდს საკუთარი მუშაობიდან მიღებულ მტკიცებულებას აძლევს და არა მხოლოდ ზოგად პროგრამულ დემოს.
შეადარეთ შედეგი
იგივე მაჩვენებლები გამოიყენეთ იმის გადასაწყვეტად, ამართლებს თუ არა გაუმჯობესება შემდეგ პროცესზე გადასვლას.
ნიშნები, რომ დანაწევრებული სისტემები იმაზე ძვირი ღირს, ვიდრე ჩანს
ერთი და იგივე ინფორმაცია რამდენჯერმე შედის
კლიენტის, პროდუქტის, მომწოდებლის ან ოპერაციის მონაცემები სისტემებსა და ფაილებს შორის ხელით გადააქვთ.
ანგარიშები ხელით გაერთიანებას საჭიროებს
გუნდები მონაცემებს ტვირთავენ, ფორმატებს ასწორებენ და ჯამებს ადარებენ, სანამ მენეჯმენტი ანგარიშს გამოიყენებს.
სტატუსის გასაგებად სისტემის გარეთ კითხულობენ
შეკვეთის, დამტკიცების ან გადახდის მდგომარეობის გასაგებად საჭიროა ზარი, ჩატი ან ელფოსტა.
შეცდომა პროცესის ბოლოს იჩენს თავს
ფინანსები ან მენეჯმენტი დაკარგულ ინფორმაციას მხოლოდ ოპერაციული სამუშაოს დასრულების შემდეგ პოულობს.
დაიწყეთ ერთი გაზომვადი პროცესით
სასარგებლო ERP განხილვა ყველა სისტემის ერთდროულად შეცვლით არ იწყება. ჯერ უნდა იპოვოთ ერთი ძვირადღირებული გადაცემა დეპარტამენტებს შორის, გაზომოთ და უკეთესი საერთო პროცესი დაგეგმოთ. ეს მენეჯმენტს აძლევს მტკიცებულებას შემდეგი გადაწყვეტილებისთვის.